Parece que comprar es fácil, porque dispones de presupuesto suficiente, pero hacerlo de manera eficiente es muy difícil ¿por qué?
Bueno, normalmente el presupuesto disponible nunca es suficiente y eso te obliga a realizar un trabajo muy concienzudo en la búsqueda, selección y homologación del proveedor adecuado para cada producto o servicio. En muchas ocasiones nos encontramos con proveedores que nos ofrecen soluciones excelentes pero que nuestro producto o proceso no puede absorber. Nuestra labor se basa en encontrar un equilibrio razonable entre todas las variables que influyen en la compra de un producto o servicio: especificaciones técnicas, requisitos logísticos, plazos de suministro, condiciones de pago, servicio postventa, histórico de suministro, etc. y como no, el coste de adquisición, que es normalmente uno de los factores con más peso en la ecuación.
No podemos olvidarnos de la enorme velocidad a la que cambia el mercado en la actualidad, ya que las decisiones que se tomaron hacedos o tres años puede que hoy no sigan siendo válidas. Esto nos obliga a volver a evaluar continuamente los diferentes suministros para saber si lo estamos haciendo bien o si, por el contrario, hay que aplicar un cambio de enfoque. La experiencia nos dice, que cada vez que acometemos un replanteamiento de algún tipo de suministro clave, nos encontramos con mejores soluciones técnicas sobre la mesa y normalmente acompañadas de mejoras de costes. En definitiva, estamos hablando de la aplicación pura y dura de la mejora continua a las compras, lo que nos exige ser más críticos con nuestras propias decisiones.
Es cierto. Todavía hay empresas que siguen comprando y pidiendo tres presupuestos y asignándolo al más barato; que no tiene por qué ser la propuesta óptima ¿verdad?
En primer lugar, hoy en día no existe limitación alguna al número máximo de presupuestos a gestionar salvo el que impone el sentido común. Las cada día más inteligentes plataformas de compra y gestión de la cadena de suministro, la potencia que nos aporta nuestros ERPs y también las facilidades que nos dan las herramientas informáticas, nos permiten dar a conocer nuestras necesidades a un gran número de proveedores potenciales, analizar las ofertas en función de los criterios que hayamos determinado y seleccionar las opciones de compra más interesantes de la manera más eficiente que se haya hecho nunca.
Entrando a responder a tu pregunta, son los criterios de valoración de las ofertas los que determinan qué ofertas son las más adecuadas y que posteriormente pasarán a la fase de negociación hasta culminar en un pedido o contrato de compra. Esos criterios y la ponderación de cada uno de ellos, son los que permiten valorar correctamente cada oferta. Los criterios y ponderaciones no son valores fijos, sino que normalmente se determinan para cada producto o servicio a acopiar. Habrá proyectos donde el coste sea el parámetro con más peso, otros donde las condiciones de suministro (plazo de entrega, lotes mínimos, caducidades, …) sean los factores clave y otros donde las especificaciones técnicas determinen cual es la propuesta de valor óptima.
Todos ellos son los factores objetivos de la ecuación, pero también podemos tener en cuenta variables subjetivas que puede decantar la adjudicación de la oferta en uno u otro sentido. En el caso de resultados muy apretados tras la aplicación de los criterios objetivos anteriores, el conocimiento y experiencia del comprador es un factor clave que aporta un valor extra al proceso de compra, siempre amparado en la más estricta ética profesional y en las políticas de compra específicas de nuestras empresas.
"Nuestra labor se basa en encontrar un equilibrio razonable entre todas las variables que influyen en la compra de un producto o servicio"
¿Cuáles son las mayores dificultades que tienen los compradores para cubrir la necesidad de la fábrica?
En mi opinión, el binomio compuesto por la previsión de la demanda y los plazos de entrega de los suministradores son los factores que generan una mayor incertidumbre a la hora de asegurar un suministro eficaz a las fábricas.
Los mercados son cada día más exigentes y demandan a las empresas fabricantes unos plazos de entrega cada vez más cortos. Además, los eslabones finales de las cadenas de distribución han reducido de forma drástica sus niveles de stock, pasando esa responsabilidad a los fabricantes. Eso se ha traducido en que las fábricas tenemos que ser mucho más ágiles en todas las fases de la cadena de suministro.
En los últimos tiempos nos estamos encontrando con alteraciones significativas en los plazos de entrega de materias primas y componentes en diferentes sectores productivos. En un mercado global como en el que estamos inmersos, hechos como que una multinacional cierre alguna de sus plantas por cuestiones estratégicas, aparición de problemas técnicos que alteran la producción en algún gran fabricante, conflictos laborales diversos o la sobredemanda geográfica/sectorial de algún producto, entre otros muchos, han provocado que plazos de suministro históricamente moderados se hayan disparado hasta valores muy difíciles de gestionar. Algunas alteraciones se han ido reconduciendo y otras nuevas siguen aflorado, generando grandes incertidumbres para los compradores, difíciles de gestionar y sobre todo de prever.
En lo que atañe directamente a las compras, en más ocasiones de las deseadas nos encontramos con dificultades para anticiparnos a las necesidades de las líneas de fabricación y también para que nuestra cadena de suministro responda con el nivel de servicio que les demandamos. Afortunadamente, la inestimable colaboración y gran trabajo en equipo de todas las áreas de la empresa, especialmente de planificación, fabricación e ingeniería, hace que finalmente el producto fabricado “salga por la puerta” en los plazos que nos demanda el mercado.
¿Por qué es tan difícil trabajar con proveedores regionales y se tiende a aprovisionarse fuera?
Es una muy buena pregunta, pero tiene difícil respuesta. A mi entender, gran parte del tejido industrial asturiano ha girado durante mucho tiempo alrededor de las grandes industrias históricamente presentes en la región: siderurgia, minería, naval, etc. Se ha desarrollado una especie de “traje a medida” para el suministro de los productos y servicios que estas grandes empresas han demandado y este no necesariamente coincide con las necesidades de las industrias manufactureras, como pueda ser nuestro caso.
Aunque una parte importante de nuestros proveedores son locales, lamentablemente, tenemos que acudir a suministradores exteriores cuando las tecnologías que demandamos no están disponibles en la región, o si lo están, no tienen el grado de competitividad que nuestro mercado necesita. También ha jugado en contra del suministro local la mejora espectacular de las comunicaciones y del transporte, haciendo que hoy en día, nuestro mercado doméstico sea prácticamente el mundo entero.
Afortunadamente, se están desarrollando actividades muy interesantes para revertir este efecto como es Foro de Cooperación Industrial, organizado por el Grupo IDEPA con la colaboración de FADE, que se celebrará a finales de Mayo y en el que participaremos como empresa tractora. El Foro tiene por objetivo impulsar la cooperación industrial intrarregional para intensificar la compra de productos y servicios locales por parte de grandes empresas tractoras asturianas, proporcionando nuevas oportunidades de negocio a las Pymes y favoreciendoen paralelo a las tractoras para que puedan reducir sus costes logísticos.
"La inversión en las áreas de compra es rentable, primero por el impacto directo en los resultados de la organización y segundo porque estos ahorros son normalmente recurrentes"
Para ti, ¿hacia dónde evoluciona la Gestión de Compras?
Este tema se puede abordar desde muchos prismas, pero si tuviese que poner el foco solamente en uno, mi apuesta es lanecesaria ganancia de peso de la gestión de compras dentro de las organizaciones, como parte fundamental de la estrategia de las mismas.
Las organizaciones deben poner aún más en valor la aportación de los departamentos de compras a la consecución de los objetivos de las empresas. No debemos olvidar que, para una empresa manufacturerael mayor porcentaje de gasto se concentra en los aprovisionamientos, llegando incluso a valores cercanos al 50% de la facturación. Según diferentes estudios, un ahorro de un 1% en la gestión de compras impacta en el EBITDA de igual forma que un aumento del volumen de las ventas entre un 3 y un 7% dependiendo del tipo de empresa.
Este hecho no puede pasar desapercibido por la dirección de las empresas y estoy convencido que en los próximos años las áreas con mayor crecimiento en recursos humanos y materiales serán las de compras. Los profesionales de compras tenemos la misión de convencer a nuestros Directores Generales que la inversión de recursos en las áreas de compra es rentable, primero por el impacto directo en los resultados de la organización y segundo porque estos ahorros son normalmente recurrentes.
Es importante incidir en este punto, ya que a diferencia de las ventas que rara vez tenemos garantizadas,las ventajas que se obtienen por las mejoras de los suministros, perduran normalmente más en el tiempo.Este calificativo de recurrente, por sí solo, da aún más valor si cabe a los procesos de mejora continua en las compras.
"El gran reto que se nos avecina es el uso de la inteligencia artificial y más concretamente el Machine Learning"
¿Y cuáles son los grandes retos a los que se enfrenta?
En mi opinión, las tecnologías de la información jugarán un papel todavía más relevante en la evolución de los distintos procesos dentro de las organizaciones, y el área de compras no será una excepción. La cantidad información disponible dentro y fuera de las organizaciones es cada vez más abundante y esta información es también de mucha mayor calidad. Pero este volumen ingente de datos se debe procesar de manera adecuada para que se transforme en información y que nos ayude a tomar las decisiones correctas en nuestras áreas de responsabilidad.
Términos como Big Data o Business Intelligence (BI) están ya presente hoy en día en la mayoría de las organizaciones. Pero, a mi juicio, el gran reto que se nos avecina es el uso de la inteligencia artificial (IA) y más concretamente el machine learning, o aprendizaje automático, para la explotación de todos esos datos y su aplicación directa en los procesos de gestión de la cadena de suministro.
En la actualidad, disponemos de herramientas que nos ayudan a ser más eficientes en el día a día (véanse los diferentes asistentes personales) pero la gran revolución llegará con la automatización parcial o total de procesos concretos. A nadie debe asustar que en unos años (pocos) sea un algoritmo quien analice las previsiones de venta y la carga de trabajo de la fábrica, seleccione cantidades, plazos y también el proveedor más adecuado en ese preciso momento y que finalmente emita las órdenes de compra a los suministradores.
También los algoritmos de machine learning, bien de forma dirigida o totalmente autónoma, puedan aumentar la visibilidad de la cadena de suministro ayudándonos a los compradores a predecir con mayor exactitud cómo un componente clave o materia prima necesaria para nuestro proceso productivo se pueda convertir en difícil de adquirir debido, por ejemplo, a una sobredemanda coyuntural.
Los profesionales de compras no podemos ni debemos estar ajenos a todos estos cambios. La formación continua en nuevas tecnologías y el dominio del “estado del arte” de todas estas herramientas son ya un factor clave en nuestro día a día y en el de nuestras organizaciones.
Si tuvieses una nueva incorporación en el departamento en qué le recomendarías formarse, ¿qué habilidades crees que debería desarrollar para ser un excelente gestor de compras?
Con el nivel de exigencia que se demanda a los departamentos de compra, una nueva incorporación tiene que aportar valor al departamento desde el día uno. Por ese motivo, lo que más valoramos es la actitud para aprender rápidamente. En este punto, es la formación interna que es capaz de desplegar la empresa juega un papel clave en los primeros meses de adaptación. Ese conocimiento que atesora nuestras organizaciones es un activo de valor incalculable y a veces “impagable” desde el punto de vista de quien recibe dicha formación.
Una vez pasado dicho periodo, es cuando podemos ir desarrollando un plan de formación en las competencias más importantes para un comprador. Por ejemplo, el uso de nuevas tecnologías de la información aplicadas a las compras, la negociación en sus vertientes psicológica y operativa, el dominio de varios idiomas, el conocimiento del comercio global y sus procedimientos, así como una predisposición natural para la mejora continua entre otros, forman parte de lo que un comprador debe dominar en el entorno tan exigente y cambiante que nos toca vivir.
Es entonces cuando la formación interna recibida se puede complementar con programas más específicos y de mayor calado como los que puede ofrecer AERCE, tanto en formato presencial como online. En concreto, desde hace un par de años, la Cámara de Comercio de Gijón colabora con AERCE para impartir en Asturias diferentes programas dirigidos a formar a los profesionales de compras de la región, programas que anteriormente exigían tener que desplazarse necesariamente fuera de Asturias. Como ejemplo, el programa de Experto en Compras y el de Dirección de Compras, los cuales llevan ya impartiéndose varias ediciones.
"Las organizaciones deben poner en valor la aportación de los departamentos de compras a la consecución de sus objetivos"
¿Cómo ves a la industria asturiana?, ¿Crees que las empresas de fabricación se están subiendo a la revolución de la digitalización?
En mi opinión la industria asturiana necesita abordar urgentemente un cambio de paradigma que le permita desarrollar nuevos negocios y de mayor valor añadido.
Ante un horizonte bastante desalentador en el que las grandes industrias, tradicionalmente presentes en la región, se plantean cambios estratégicos que afectan directamente al futuro de sus plantas en Asturias, todos los actores del mapa industrial asturiano debemos tomar posiciones de manera coordinada y a la vez urgente.
Se puede calificar como de una auténtica desgracia que el tejido industrial asturiano no pueda sacar todo el provecho del enorme talento que atesora el capital humano del que disponemos en la región.
En paralelo a las iniciativas en este sendido como las de FADE, desde la plataforma de profesionales #AsturiasPower se intenta poner en valor el gran potencial humano del que disponemos y desarrollar los vínculos entre el emprendimiento y las empresas tradicionales. Uno de los primeros retos debe ser retener este talento, es decir, facilitar que los profesionales asturianos no tengan que emigrar y que puedan desarrollar en Asturias sus planes de negocio, para el enriquecimiento de nuestro tejido tecnológico e industrial. A más largo plazo, deberíamos platearnos el reto de atraer nuevo talento, recuperar el que se ha ido en los años anteriores y que se puedan atraer profesionales de fuera de Asturias. La misión no es fácil ni mucho menos, pero todos los profesionales involucrados en esta plataforma estamos muy ilusionados.
