En pleno año 2020 términos como 5G, Machine Learning, Big Data, Cloud Computing, etc. forman parte de nuestro día a día. Es indudable que la tecnología ha ido modificando la forma en la que nos comunicamos, cómo accedemos a la información y nuestros hábitos de consumo.
Encontramos cada vez más frecuentemente plantas sensorizadas que vuelcan sus datos a plataformas IoT y generan información que permite ser más eficiente en el proceso productivo, robots autónomos que mueven cargas por diferentes zonas del almacén, cámaras para control de calidad, sensores que facilitan información sobre el uso de los productos, ... Quizás esto pueda dar la sensación errónea de que la producción es el área más beneficiada por la incorporación de tecnología.
No debemos olvidar que los procesos de transformación digital afectan a todos los ámbitos de la organización y deben ser concebidos con un enfoque estratégico que afectará a procesos, personas, cultura, ... La tecnología es solo la herramienta sobre la que sustentará el cambio.
Una de las áreas en la que la transformación digital puede aportar mucho en su desarrollo es el área de compras, cuya importancia dentro de la organización es indiscutible, pero que quizás no haya logrado el protagonismo que merece ni en cuanto a estructura ni en cuanto a recursos disponibles. La actuación sobre el talento, los procesos y la tecnología implicada en las compras contribuirán directamente a mejorar de forma notable los resultados de la organización.
En un contexto de globalización y de dinamismo como el actual, los departamentos de compras deben estar preparados para responder de forma rápida a los continuos cambios del mercado, minimizando a la vez los múltiples riesgos inherentes a su actividad (incrementos de precios de materias primas, problemas de abastecimiento por huelgas, situación política en algunos países, normativas, imagen de empresa,...)
Centrándonos en el aspecto tecnológico, si bien es cierto que las herramientas de gestión implementadas en las empresas han ido mejorando exponencialmente a lo largo del tiempo, no es menos cierto que hay procesos relacionados con el ciclo de compras que no tienen cabida de manera habitual en los ERP y para los que cada "comprador" se busca la vida de la mejor manera posible.
Son muchos los parámetros que se deben tener en cuenta dentro de un proceso de compras: previsiones de venta, especificaciones de producto, plazos de entrega, requisitos que deben cumplir los proveedores para su homologación, normativas de calidad, condiciones de pago... y muchos los intercambios de información que se producen dentro del proceso de compra: solicitudes de cotización, recepción de precios, comparación de ofertas, contratos, aprobación de facturas, etc.
Interminables cadenas de correos electrónicos, tanto internos como con los proveedores, solicitudes de aprovisionamiento, complejas hojas Excel que permiten comparar las diferentes propuestas a medida que se van traduciendo a un lenguaje común, plantillas de Word en las que hay que se redactan contratos, trasiego de documentos que deben ser firmados para su autorización; algunas preguntas como ¿cuándo se ha enviado la solicitud de oferta? ¿por qué no se ha autorizado esta compra? ¿quién ha mandado pedir ese recambio? ¿por qué se ha seleccionado ese proveedor?... todo ello supone una simple muestra de un escenario frecuente dentro de los departamentos de compras.
Un primer paso que deberían dar las empresas sería dotar a los departamentos de compras de nuevas herramientas, que se integren con las soluciones de gestión de la organización y permitan estructurar, procesar y poner los datos necesarios a disposición de los actores interesados, de manera que estos se conviertan en información que agilice y optimice la toma de decisiones.
Cuando hablamos de "nuevas herramientas" no nos referimos a que la única solución posible sea la utilización de portales de compras, cuyo coste de implementación puede alejarse mucho de las posibilidades económicas de la empresa, sino a soluciones específicas de bajo coste, rápida puesta en marcha y cuyo impacto sea visible a corto plazo: el control de la documentación aportada por los proveedores, notificación automatizada de la caducidad de certificados, disponer de trazabilidad de la información, robotización en el proceso de recepción y aprobación de facturas, indicadores de evolución de precios, algoritmos que permitan mejorar tanto el proceso de homologación como la selección de proveedores...pueden ser algunos ejemplos que contribuyen a una mejora notable en las relaciones del departamento de compras tanto con los clientes internos como con los proveedores.
No hay duda de que las empresas deberán dotar las inversiones necesarias para la transformación digital del área de compras, ya que contribuirán a agilizar los procesos, mejorando el rendimiento de los recursos y obtendrán reducciones de costes que contribuirán a mejorar los resultados globales de la compañía.
